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会议人的“零失误”控台指南  /Conference man's "zero error" console Guide
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会议人的“零失误”控台指南

2022-04-22169

 衡量一场会议举办成功与否,有很多种不同的标准,但直观的也是重要的一项标准就是,会议现场流程是否顺利。舞台、灯光、音响、屏幕、PPT等每一项都有可能直接影响现场效果的呈现,所以控台是否到位是办好一场会议非常关键的一环。   


1 设备检查     测试所有设备是否能够正常运行,设备数量和摆放位置是否符合要求:

 01  麦克风的数量  讲台或主席台一般配置鹅颈话筒,移动麦克风可根据会场规模及会议要求配置。 

02  控台电脑和提词器的摆放位置  如果讲台前方有提词器,控台电脑可放在台下控制台处。如果没有提词器,用两台电脑同步控制,讲台和控制台各一台,这样演讲者可以看着讲台上的PPT演讲,不用转身对着屏幕,另一方面,当下一个演讲者上台时,台下电脑可以进行PPT切换,而不需要工作人员上台去切换影响整体舞台呈现效果。 

03  检查线缆连接  音频线、显示屏线、视频控制线、麦克风连线、电脑连线等需要反复检查,确保不会因为松动造成黑屏、没有声音等等重大事故。         

2 会前沟通     一场会议的现场呈现是不可能由一个人单独完成的,需要主持人、互动嘉宾、灯控师、音控师、视频控制师、摄像师、甚至直播的师傅一起协作完成。当多人参与时,沟通就显得尤为重要。我们需要提前准备好脚本(如下图),会前跟各方沟通好每一个环节的动作指令,确保每一位参与者都能够很好的理解您的要求。      

3 屏幕显示素材和音频素材准备     


01  屏幕显示素材准备  根据会场屏幕尺寸,一般可以将画面分为左、中、右三个屏,根据会议需求,每个环节每块屏上播放什么内容,需要我们在会前非常严格、细致的把关,有一个字或图片错误都有可能成为重大事故。 串场PPT的准备:通常会前会准备一个串场PPT,将主屏上将要播放的内容和顺序用PPT整理出来,如果有全屏播放的图片,可以单独用文件夹准备好。 嘉宾演讲PPT准备:会前需要测试每位发言嘉宾的PPT,检查里面是否视频或音频,确保能够顺利播放,特别是视频从头到尾播放一边,以防出现部分失真卡顿的问题。 

02  音频素材准备  

根据会议需求,提前准备不同环节播放的音乐,例如,茶歇时的音乐,嘉宾上场时的音乐,颁奖时的音乐,会议结束时的音乐……         

4 会前彩排     

会前彩排时确保会场“零失误”重要的准备环节。彩排时需要注意的几个关键点: 

01  彩排时设备的摆放位置应该与正式开会时一致。如控台电脑等。  

02  彩排时应该按照实际流程从头到尾全流程排练,不要忽略细节。  

03  所有播放画面应该反复检查,确保头像、人名、职位、时间没有错误。 

04  所有发言嘉宾的PPT或PDF演示文件应全部演示一遍,确保音频和视频都能顺利播放。  

05  确保翻页笔能够顺利翻页,不要出现因PPT或PDF文件不一样,而出现无法翻页的情况。  

06  若有线上连线,因在彩排时确保现场及线上嘉宾的网速、灯光、画面、声音都没有问题。并保证与会议现场一致,尽量建议线上嘉宾不要换地方连线。  

07  若主持人无法参与彩排,应提前与主持人沟通每个环节的流程及特别注意事项,并准备好主持人串词。    零失误虽然是不存在的,但失误的概率与所作准备的充分程度是成反比的,想要做到接近“零失误”控台,就需要做好充分的会前准备。做好以上四点,我们都可以做一个“零失误”的控台人。